Kako da vaši sastanci budu produktivniji – deo 1

Najvažniji deo sastanka zapravo počinje pre samog sastanka – u fazi pripreme za sastanak. Pre nego što zakažete sastanak, zapitajte se koja je svrha sastanka i šta želite da postignete kao ishod sastanka.

Svima nam se dogodilo da smo vodili ili da smo prisustvovali manje ili više uspešnim poslovnim sastancima. Po nekim istraživanjima (www.lucidmeetings.com), ono što ljudi najviše mrze u vezi sa poslovnim sastancima je:

◾da budu pozvani na sastanke na kojima nisu potrebni,

◾da nisu pozvani na sastanke na koje su trebali da budu pozvani.

Sa druge strane, ljudi najviše vole da prisustvuju sastancima:

◾koji su relevantni i interesantni za njihov posao,

◾na kojima se njihov glas čuje i mogu da utiču na ishod sastanka i

◾koji imaju neke opipljive rezultate.

Već na osnovu rezultata ovih istraživanja, možemo zapaziti da najvažniji deo sastanka počinje zapravo pre samog sastanka – u fazi pripreme za sastanak. U ovoj fazi definišemo svrhu sastanka i šta želimo da postignemo kao ishod sastanka.

Svrha sastanka je razlog zbog kojeg zakazujemo sastanak. To je odgovor na pitanje: Zašto treba da se sastanemo? To može biti: da donesemo odluku, da izmenimo plan projekta i rešimo određene probleme, da uradimo brainstorming novih ideja i slično. Ako ne možemo da definišemo svrhu sastanka, možda za sastankom i nema potrebe, već je dovoljno da se određene informacije razmene putem e-maila ili iskomuniciraju telefonom. Ako pak, ima više odgovora na ovo pitanje, onda je možda potrebno da se izmeni format sastanka, organizuje duži sastanak nego što je inicijalno planirano ili da se organizuje više sastanaka sa fokusom na jednoj od tema.

Pokušajte da izbegnete sastanke ako nisu neophodni. Pre nego što zakažete sastanak, procenite da li je on uopšte neophodan. Tako ćete i sebi i drugima uštedeti dragoceno vreme.

Ishod sastanka se odnosi upravo na te opipljive rezultate, koji učesnicima daju osećaj da su zaista nešto zajedno postigli tokom sastanka. To mogu biti: odluke i naredni koraci, rešenja određenih problema, izmena plana projekta, odgovori na pitanja ili lista ideja. Pored ovih opipljivih rezultata, poslovni sastanci imaju za cilj i uspostavljanje razumevanja i povezivanje među učesnicima.

Još jedna jako važna stvar vezana za pripremu za sastanak je sastavljanje liste osoba koje treba da prisustvuju sastanku. Pozivanje velikog broja ljudi na sastanke često doprinosi njihovoj neefikasnosti i povećava troškove kompanije. Zlatno pravilo je da na sastanak treba zvati osobe koje imaju ovlašćenja da donose odluke, mogu da prioritizuju zadatke i da ih delegiraju drugima po potrebi.

Priprema za sastanak uključuje i sastavljanje agende sastanka. Uz svaku stavku agende, bilo bi dobro navesti ime osobe koja je zadužena za određenu temu. Pored toga, jako je korisno da se uz agendu u pozivu za sastanak dostave i materijali o kojima će se diskutovati na sastanku, kako bi svi učesnici imali priliku da se blagovremeno pripreme i na taj način doprinesu da sastanak bude produktivniji.

Sada kada ste se dobro pripremili, potrebno je još samo da odredite vreme, dužinu trajanja i mesto sastanka i da pošaljete poziv osobama sa liste za sastanak sa sve agendom, svrhom sastanka i propratnim materijalom.

U sledećem tekstu će biti reči o tome kako da uspešno vodite poslovni sastanak.