Kako da vaši sastanci budu produktivniji – deo 2

U prethodnom tekstu, bilo je reči o pripremi za sastanak i važnosti definisanja svrhe i ishoda sastanka. Sada ćemo reći nešto više o toku sastanka i šta treba raditi nakon sastanka.

Najvažnije što ćete poneti na sastanak je dobro raspoloženje

Jedno od najvažnijih pravila efikasnog vođenja sastanaka je da dođete na vreme ili nekoliko minuta pre početka sastanka. Na samom početku, ukoliko se sastajete prvi put, bilo bi dobro da navedete osnovna pravila kao što su:

• sastanak počinje i završava se na vreme,
• pravilo o upotrebi mobilnih telefona i laptopova tokom sastanka,
• nema prekidanja sagovornika ili više diskusija u isto vreme,
• parkiranje pitanja koja nisu vezana za teme sastanka za neki drugi sastanak/diskusiju,
• aktivno učešće svih prisutnih na sastanku itd.

Takođe, na početku definišete da li se vodi zapisnik sa sastanka i ko ga vodi, ukoliko to niste vi.

Sastanak započinjete navođenjem svrhe sastanka, šta je potrebno da se postigne da bi sastanak bio uspešan. Nakon toga je bitno da naglasite šta će nam doneti ostvarenje svrhe sastanka, kao i važnost u odnosu na još veći cilj. Ukoliko se npr. radi o sastanku na kome se sa timom dogovarate kako ćete da pripremite ponudu za određenog klijenta, navedite da će kvalitetno pripremljena ponuda doprineti zaključenju prodaje i rezultatu vaše kompanije, pozicioniranju na tržištu, doneti vam novu referencu, koja je dobrobit za klijenta i društvo u celini itd.

Pored toga, bitno je da navedemo i šta će se desiti ako se cilj sastanka ne ostvari i koje su moguće posledice.

Tokom sastanka pratimo agendu ili vodimo sastanak prema već ustaljenoj strukturi, ako se radi o tipskom sastanku kao što je pripremanje ponude. Svi prisutni treba aktivno da učestvuju i da dobiju sve potrebne informacije kako bi nakon sastanka nastavili rad na dogovorenim aktivnostima.

Ukoliko se tokom sastanka imate osećaj da sastanak nije produktivan i da ne doprinosi svrsi, predložite otkazivanje sastanka dok se ne prikupe potrebne informacije i ne steknu uslovi za novi sastanak. U današnje vreme, u svakoj kompaniji zaposleni provode veliki deo svog vremena na sastancima. Drugim rečima, kompanija troši novac na sastanke proporcionalno broju učesnika i trajanju sastanka. Ako sastanci nisu produktivni, to je direktan gubitak za kompaniju,

Sastanak je najbolje završiti navođenjem rezultata koje smo postigli tokom sastanka kao i narednim koracima, tako da svima bude jasno šta treba da se uradi nakon sastanka, koji su rokovi i ko je odgovoran za koju aktivnost.

Jako je važno da vodimo računa o vremenskoj dimenziji sastanka. Potrudite se da sastanak završite 5 minuta ranije kako bi kolege mogle da se odmore pre eventualnog narednog sastanka.

Nakon sastanka možemo sebi dati fidbek o uspešnosti sastanka i našem vođenju sastanka. Pored toga, važno je da u narednom periodu pratimo status planiranih aktivnosti sa odgovornim izvršiocima a prema dogovorenim rokovima.